Hospitality Events Assistant

Voraussichtlich ab 01.11.2026 - Unbefristet / Dauerhaft

Anstellungsart: Vollzeit

Aufgaben
Ihre Aufgaben:

• Kundenkommunikation & Koordination: Sie unterstützen bei der täglichen Kommunikation mit Kunden und Event-Organisatoren. Sie beantworten Anfragen professionell und haken Sie bei ausstehenden Details wie Rooming-Listen, Menüs, Zeiten, Ernährungsanforderungen und individuellen Wünschen nach.
• Liebe zum Detail: Von personalisierten Menükarten und Platzkarten bis hin zu Beschilderungen und Sitzplänen - koordinieren Sie Event-Materialien und stellen Sie sicher, dass alles korrekt, vollständig und rechtzeitig bereit ist.
• BEOs & Event-Dokumentation: Erstellen, aktualisieren und verteilen Sie Banquet Event Orders (BEOs), Function Sheets und weitere Event-Dokumentationen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Abteilungen über genaue und aktuelle Informationen verfügen.
• Eventplanung & Besichtigungen: Unterstützen Sie bei Besichtigungen vor Ort (Site Inspections) und Planungsmeetings, koordinieren Sie Event-Details und behalten Sie Fristen, offene Entscheidungen sowie wichtige Meilensteine im Auge.
• Systeme & Administration: Pflegen Sie Event-Akten, Kundendateien sowie CRM- und Event-Management-Systeme und unterstützen Sie bei der Äœberwachung von Anzahlungen, Zahlungsplänen sowie weiteren vertraglichen und operativen Fristen.
• Interne Schnittstelle: Arbeiten Sie eng mit Banqueting, Küche, Reservierung, Front Office, Rooms Division und Revenue Management zusammen, um sicherzustellen, dass die operativen Teams alle Informationen für eine reibungslose Event-Durchführung haben.
• Ein Team, zwei Hotels: Unterstützen Sie das Event-Team sowohl im Kulm Hotel St. Moritz als auch im Grand Hotel Kronenhof Pontresina und tragen Sie zu einheitlichen Prozessen und höchsten Qualitätsstandards in der gesamten Kulm Group bei.

Profil

• Ausbildung: Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Hotellerie, Gastronomie, Eventmanagement oder im kaufmännischen Bereich.
• Erfahrung: Sie haben erste Berufserfahrung in der Hotellerie, im Eventbereich oder einer ähnlichen Rolle gesammelt. Erfahrung in der Luxushotellerie ist ein grosser Vorteil.
• Organisationstalent: Sie haben ein aussergewöhnliches Auge für Details und arbeiten strukturiert und zuverlässig. Selbst wenn mehrere Fristen zusammenkommen, bewahren Sie die Ruhe und behalten den Äœberblick.
• Ihre Persönlichkeit: Sie sind dienstleistungsorientiert, proaktiv und lösungsorientiert. Sie kommunizieren sicher und professionell mit internationalen Gästen sowie internen Kollegen.
• Ihr Ehrgeiz: Sie sind motiviert, Ihre Expertise im Bereich Events und Luxushotellerie weiter auszubauen und mit wachsender Erfahrung mehr Verantwortung zu übernehmen.
• Sprachen: C1-Niveau in Deutsch und Englisch; Italienischkenntnisse sind von Vorteil.
• Start: Ab November 2026 Einsatzort: St. Moritz & Pontresina

Das erwartet Sie bei uns:

• Ein exklusives Umfeld: Sie gestalten Luxusevents innerhalb einer der besten Hotelgruppen in den Schweizer Alpen.
• Entwicklungsmöglichkeiten: Eine strukturierte Rolle mit hervorragenden Möglichkeiten, Ihre Expertise in der Eventplanung auszubauen und mit der Zeit mehr Verantwortung zu übernehmen.
• Atemberaubende Umgebung: Sie leben und arbeiten in der atemberaubenden Engadiner Bergwelt und geniessen attraktive Mitarbeitervergünstigungen und Benefits.

Bereit, hinter den Kulissen aussergewöhnliche Events mitzugestalten?
Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung über unser Karriereportal.

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